Asistente administrative: 162 views2 applications

Asistente Administrative:

Pershkrimi i punes

• Njeh dhe zbaton me përpikmëri procedurat operacionale, IP dhe rregulloret e punës të lidhura me postin.
• Kryen detyra administrative, si organizimin dhe mirëmbajtjen e përditshme të zyrës, komunikimin, paraqitjen e dokumentacionit, korrespondencës, fotokopjimit, etj.
• Organizon dhe koordinon takime te brendshme apo me pale te treta.
• Përgatit materialet dhe shkresat e ndryshme per menaxhimin.
• Njeh shumë mirë strukturën e çdo klienti të kanalit të tij (Prokurimet, IT Department, Dept. Juridik etj.) dhe procedurat e tyre të prokurimeve.
• Ndihmon në procesin e negociimit, nënshkrimit dhe protokollimit të kontratës (pikë kontakti me klientin, ndjekje e firmosjes nga punonjësit dhe palët e përfshira në proces, dorëzim në protokoll) sipas rregullores.
• Zbaton me korrektësi kërkesat për blerje ose kontratat e lidhura për lëvrim produktesh dhe shërbimesh me klientin.
  • Organizon dhe kryen të gjitha proceset e nevojshme si detajim kontrate, porositje dhe rezervim të produkteve, faturim dhe lëvrim, sigurim dokumentacioni, instalime, trajnime, etj. deri në marrjen e Akseptancës nga klienti.
  • Dorëzon në arkivë dosjen e kontratës menjëherë pas përfundimit.
• Koordinon me përgjegjësit e njësive përkatëse për realizimin e nevojave për lëvrim të sherbimeve apo produkteve, instalim dhe vënie në punë të produkteve të lëvruara tek klienti, etj..
• Dorëzon në kohë dokumentacionin në kontabilitet (fatura tatimore shitje, LB, FH + faturë blerje).
• Merret me ndjekjen e debitorëve.
• Merr kërkesa për oferta ose blerje që mund të bëjnë klientët:
  • Çdo kërkesë e raporton te SM përkatës;
  • Jep konsulencë mbi kërkesa të thjeshta që ka klienti;
  • Rishikon kërkesat e klienti dhe i detajon ato;
  • Kërkon, mbledh dhe koordinon saktësisht informacionet e duhura për përpilimin e një oferte nga burime të ndryshme brenda kompanisë;
  • Përgatit oferta sipas udhëzimeve të përcaktuara nga SM;
• Eskalon tek Superiori çdo rast problematik që has gjatë procesit të punës.

Kerkesat

• Preferohet përvojë e mëparshme në të njëjtin pozicion ose pozicione te ngjashme.
• Diplomuar në një nga degët e Fakultetit Ekonomik.
• Të ketë aftësi organizuese dhe koordinuese.
• Të ketë aftësi shumë të mira për zgjidhjen e situatave të ndryshme me efikasitet.
• Të ketë aftësi shumë të mira bindëse dhe negociuese.
• Aftësi të shkëlqyera komunikimi, fleksibilitet dhe sjellje e paraqitje etike.
• Në gjendje për të punuar shpejt, nën presion dhe për të përmbushur afatet.
• Njohuri të mira të gjuhës Angleze dhe Italiane.
• Njohuri shumë të mira kompjuterike, MS Office.

Per te aplikuar ju lutem dergoni CV-te dhe dokumente te tjera qe vertetojne kualifikimet tuaja ne adresen e_mail: humanresources@infosoftgroup.com.al